¿Cómo comenzar el proceso de transformación digital en tu empresa?
Normalmente, el proceso de transformación digital de una empresa comienza siempre por solventar las necesidades más inmediatas. Aunque en la actualidad existe una solución tecnológica para casi todos los procesos de un negocio, algunas de ellas se presentan como las más esenciales. En ocasiones, su importancia vendrá dada por la mejora en la operatividad y otras veces será debido a la mejora de servicio de cara al cliente.
En este artículo queremos darte algunos consejos y herramientas que se convertirán en la clave para comenzar el proceso de transformación digital en tu empresa con éxito.
Utiliza un software de gestión para planificar tu proyecto
La transformación digital incluye muchos aspectos que deben ser considerados antes de implementar cualquier estrategia. Aunque todos los procesos pueden llegar a optimizarse, eso no significa que se deban manejar de manera informal y descuidada. De hecho, una buena planificación permite que todos los procesos fluyan de la manera correcta.
Si en este punto los líderes del proyecto de transformación están familiarizados con la tecnología, entonces una buena idea puede ser comenzar con un gestor digital de tareas y proyectos. De este modo, poco a poco se podrán digitalizar otros recursos e incluir a los empleados según se requiera. Por otra parte, este tipo de herramientas ofrecen numerosas sugerencias que pueden resultar valiosas para llevar a cabo cualquier proyecto de manera exitosa.
Sin embargo, puede suceder que nadie en la empresa esté familiarizado con estas herramientas. En estos casos, el proceso puede comenzar de manera mixta, es decir, combinando herramientas físicas con el gestor de proyectos digital.
Además, es importante que cualquier plan de transformación digital incluya las diferentes fases con las que diferenciar y evaluar el avance de implementación, así como canalizar los esfuerzos en el momento adecuado.
Detecta las principales áreas que necesitan digitalizarse
Cada empresa e industria tiene áreas que requieren más atención en el proceso de transformación digital.
En este sentido, es importante detectar las partes que se verían más favorecidas al implementar la digitalización. Un buen momento para hacerlo es cuando creamos el proyecto. Pero si con el avance del mismo se detectan nuevas áreas, también se pueden ir integrando y modernizando.
Céntrate en la comunicación de tu empresa
Sin duda alguna, la comunicación es uno de los factores más beneficiados con el uso de las nuevas tecnologías. De hecho, los clientes y proveedores están altamente familiarizados con ellas, por lo que demandan diversos canales de contacto y comunicación. Afortunadamente, existen herramientas digitales que ya ofrecen soluciones integrales para satisfacer esta demanda. Algunas de ellas incluyen:
Sistemas de videoconferencia
Es importante tener en cuenta que no siempre es posible garantizar reuniones presenciales con los clientes, proveedores, e incluso con los empleados. De esta forma, para mantener la cercanía y el contacto con ellos, los sistemas de videoconferencia se han convertido en una pieza clave en el proceso de transformación digital en las empresas.
Aplicaciones de mensajería instantánea
Otro de los aspectos claves de la digitalización empresarial es el uso de aplicaciones de mensajería instantánea, como WhatsApp, Telegram o chats en vivo, para facilitar el contacto con los clientes. Su facilidad de uso las ha convertido en los medios preferidos en su relación con las empresas, por lo que incluirlos dentro de nuestra estrategia de digitalización nos ayudará a tener éxito.
Centralita telefónica virtual
Forma a tus trabajadores
Debemos tener presente que la transformación digital no solo abarca procesos y dispositivos. El equipo humano que deberá hacer frente al uso de nuevas herramientas juega un papel fundamental. Ahora bien, para asegurar que no haya resistencia a los cambios y entiendan el proceso, es necesario proporcionarles la formación adecuada.
En algunos casos será necesario informar sobre procesos tecnológicos en general. Pero en otros casos es necesario formarlos en lo que se refiere al uso de herramientas específicas. En cualquier caso, es importante ser consciente de que el proceso debe ser contínuo a medida que se implemente cada herramienta, pero también es importante no abrumar a los empleados con una gran cantidad de información.
Utiliza herramientas aptas para el teletrabajo
Es evidente que la pandemia pilló desprevenidas a muchas empresas. Pero otras estaban listas porque ya estaban altamente digitalizadas. No obstante, el mercado también respondió rápidamente con la creación de nuevas herramientas. Es así como la mayoría de compañías empresas comenzaron a tomar nota del ahorro y los beneficios que pueden lograr con esta modalidad de trabajo.
Por otro lado, los empleados ya reconocen las ventajas que les ofrecen y demandan cada vez más jornadas mixtas que combinen trabajo presencial y remoto. Debido a esto, las empresas que lo ofrezcan se convertirán en las mejores del mercado, ya que tendrán la capacidad de atraer el mejor talento.
Para aprovechar esta tendencia es necesario prepararse con herramientas digitales que favorezcan el teletrabajo. En la mayoría de los casos, serán sistemas de telefonía para empresas que permitan a todos los trabajadores estar siempre conectados entre ellos.
En definitiva…
La digitalización no es un tema que deba tomarse a la ligera. No es conveniente dejarse llevar por la amplia oferta de herramientas que ofrece el mercado, sino que es importante evaluar cada una en detalle. Así, es importante que esté bien planificada para obtener todos sus beneficios y evitar posibles frustraciones con los resultados.
